Cómo reducir los gastos de notaría en una herencia

Cuando el duelo golpea a una familia, el dinero pasa a un segundo plano, pero el papeleo y los honorarios profesionales siguen llegando puntualmente.

Las familias se encuentran de repente lidiando con emociones, burocracia y plazos. Muchas firman todo delante de un notario sin comprobar realmente qué debe gestionar un profesional y qué pueden tramitar tranquilamente en la mesa de la cocina.

Por qué los honorarios notariales por una herencia pueden dispararse tan rápido

Liquidar una herencia mezcla derecho, fiscalidad y drama familiar. Por eso la mayoría de los herederos recurren instintivamente al notario o a un abogado especializado en herencias para todo. En muchos casos, esa decisión aporta tranquilidad. También conlleva una factura considerable.

Los notarios y los abogados de herencias suelen cobrar en función del valor y la complejidad del patrimonio. Si se suman inmuebles, varias cuentas bancarias, una cartera de inversiones y algunas pólizas de seguro de vida, el presupuesto inicial puede fácilmente ascender a varios miles de euros o libras.

Muchos herederos pagan honorarios notariales por tareas que legalmente podrían hacer ellos mismos, sobre todo cuando la herencia es sencilla y la familia está de acuerdo.

Para reducir esos costes, es necesario dividir el proceso en dos categorías:

• Pasos que requieren legalmente a un notario o abogado
• Pasos que los herederos pueden realizar por sí mismos con la orientación adecuada

Lo que no se puede omitir: los pasos legales esenciales

El acta de notoriedad o la acreditación de herederos

En países de derecho civil como Francia, el notario suele redactar un “acta de notoriedad” que lista formalmente a los herederos y sus respectivas partes. En los países de common law, el equivalente son los expedientes de sucesiones y las resoluciones judiciales que reconocen al albacea y confirman quién hereda qué.

Omitir este paso no es una opción. Los bancos, autoridades fiscales y registros de la propiedad se negarán a transferir bienes sin un documento oficial que acredite quién tiene derecho a actuar en nombre de la herencia.

Cualquier cosa que implique un cambio de titularidad legal de bienes suele requerir un acto oficial reconocido por los tribunales o el registro de la propiedad.

Transferencia de bienes inmuebles y actualización del registro de la propiedad

Los inmuebles suponen otro paso obligatorio: la actualización del registro o expediente de la finca. Tanto si la herencia está en Londres, Nueva York o Lyon, es necesario una escritura formal que transmita la propiedad del fallecido a nombre de los herederos o de un comprador.

Esta parte casi siempre pasa por un notario, abogado o gestor. Hay poco margen para el “hazlo tú mismo” aquí, porque una escritura mal redactada puede crear grandes problemas décadas después, cuando alguien quiera vender o refinanciar la propiedad.

Donde las familias pueden ahorrar: la declaración del impuesto de sucesiones

Una vez aclarados esos trámites, el siguiente gran paso es la declaración del impuesto de sucesiones o herencia. Aquí es donde muchos hogares pagan de más en honorarios profesionales.

Los formularios fiscales intimidan. Se teme declarar mal una cuenta bancaria, olvidar una pequeña deuda o incumplir un plazo. Por eso se entrega todo al notario y se acepta la factura.

Sin embargo, en muchos países, incluido Francia, el Reino Unido y EE.UU., la ley no exige estrictamente que un notario o abogado redacte la declaración de herederos. Los herederos pueden prepararla y presentarla ellos mismos, siempre que cumplan las normas.

Una herencia simple, pacífica, con bienes claros y sin planificación fiscal compleja, puede ser declarada en Hacienda sin necesidad de pagar a un notario por ello.

Qué debe incluir la declaración tributaria

Pese a su fama intimidante, la estructura básica de la declaración de sucesiones es sencilla. Normalmente debe incluir:

• Datos completos del fallecido (nombre, fecha de nacimiento, fecha de fallecimiento, última dirección)
• Datos completos de cada heredero o beneficiario
• Inventario detallado de los bienes a la fecha de fallecimiento
• Relación de todas las deudas y gastos que se pueden deducir
• La parte de la herencia atribuida a cada heredero

La Agencia Tributaria utiliza esa información para calcular si corresponde liquidar el impuesto de sucesiones o herencias y a cuánto asciende para cada beneficiario.

Utilizar guías y herramientas oficiales en lugar de un notario

Las administraciones fiscales suelen publicar guías detalladas para los herederos. En Francia, la nota 2705-SD guía a las familias para rellenar el modelo de declaración de sucesión. En Reino Unido, HMRC ofrece explicaciones para formularios como el IHT400. El IRS estadounidense hace lo mismo para el formulario 706 en grandes herencias.

Estas guías explican cómo:

• Relacionar cada cuenta bancaria con su saldo a la fecha de fallecimiento
• Valorar inmuebles, carteras y planes de ahorro según métodos oficiales
• Registrar deudas que reduzcan el patrimonio sujeto a impuesto
• Aplicar las exenciones y bonificaciones entre cónyuges, parejas, hijos u otros familiares más lejanos

Las autoridades fiscales suelen ofrecer calculadoras o simuladores gratuitos que anticipan el importe a pagar antes de presentar nada.

Las herramientas online pueden ser sorprendentemente precisas. Se introduce el valor bruto de la herencia, se restan las deudas, y luego se aplican las bonificaciones y tipos para cada heredero. El resultado ofrece una estimación realista de lo que habrá que pagar, mucho antes de recurrir a un profesional.

Cómo decidir si hacerlo uno mismo o contratar a un notario

Cuándo un profesional tiene verdadero sentido

Hay situaciones en las que ahorrar en honorarios notariales o de abogado puede salir muy caro. Por ejemplo:

• Conflictos serios entre herederos o riesgo de litigio
• Hijos de distintas relaciones o estructuras familiares complejas
• Herencias cuantiosas cerca o por encima de los límites fiscales
• Bienes internacionales, como un piso en España y una pensión en Reino Unido
• Donaciones o trusts previos que puedan influir en lo que recibe cada heredero

En estos casos, un notario o abogado puede evitar errores que salgan más caros que sus honorarios: doble imposición, cuentas bloqueadas, reclamaciones inesperadas de acreedores o una venta paralizada porque la cadena de titularidad no está clara.

Cuándo los herederos pueden encargarse ellos mismos del papeleo

Por otro lado, muchas herencias son modestas, sencillas y sin conflictos. El fallecido deja tal vez una vivienda, una cuenta corriente, una de ahorro y quizá un seguro de vida con beneficiarios claros. Sin acciones de empresa, sin divorcio pendiente, sin bienes en el extranjero.

En este tipo de casos, los herederos pueden habitualmente:

• Reunir por su cuenta los extractos bancarios y las valoraciones de los inmuebles
• Utilizar la guía oficial para rellenar la declaración fiscal
• Recurrir a teléfonos gratuitos de ayuda o citas en la Agencia Tributaria para dudas concretas
• Reservar al notario solo los actos mínimos legalmente obligatorios, como la transferencia de inmuebles

Una estrategia híbrida funciona bien: pagar al notario por el esqueleto legal de la herencia, pero mantener el control sobre la parte fiscal.

Consejos prácticos para reducir realmente la factura

Para reducir honorarios notariales o de abogado sin correr riesgos innecesarios, las familias pueden adoptar algunas costumbres desde el principio:

• Empezar trazando el patrimonio en una sola hoja: bienes, deudas, herederos, documentos clave.
• Pedir al notario un desglose por escrito de servicios y de costes, y de lo que uno podría gestionar legalmente por sí mismo.
• Comparar el posible ahorro con el propio tiempo y nivel de estrés.
• Mantener una carpeta digital común para los herederos con escaneos de toda la documentación y evitar así repetidas peticiones facturables de información.

Algunos notarios aceptan encargos limitados: por ejemplo, tramitan solo la escritura de la propiedad y los actos oficiales obligatorios, pero la familia prepara la declaración fiscal. Este tipo de arreglo reduce la factura total sin sacrificar la seguridad legal donde más importa.

Pensar a futuro: planificar hoy para reducir las facturas de mañana

Reducir los gastos no es solo una cuestión que empiece después de un fallecimiento. La planificación en vida suele tener mucho más impacto que regatear después honorarios. Herramientas simples como testamentos actualizados, designaciones claras de beneficiarios en seguros y pensiones, o cuentas corrientes conjuntas para gastos diarios, pueden agilizar y abaratar el trámite de la herencia.

Para grandes patrimonios, las donaciones en vida, sociedades familiares o trusts también pueden reducir la base imponible. Cada una de estas opciones tiene sus riesgos e implicaciones fiscales, por lo que requieren asesoramiento especializado. Pero una consulta puntual de planificación en vida puede ahorrar tanto en impuestos como en honorarios futuros para los herederos.

Los herederos también pueden hacer sus propias simulaciones informales mucho antes de cualquier trámite. Tomando el valor conocido del patrimonio y aplicando los tipos públicos a diferentes escenarios, la familia ve cómo repartir entre hijos, cónyuge o pareja influencia la factura final. Ese ejercicio suele orientar sobre qué bienes vender, mantener o donar, y cuánto merece la pena pagar por ayuda profesional.